GESTÃO NOS PROCESSOS: COMECE.

Tanto por parte do gestor quanto por parte da equipe que ele lidera, ao assumirem a responsabilidade de repensar os seus atuais processos devem ter em mente que algumas dificuldades vão surgir, principalmente em virtude dos diferentes perfis de formação da equipe na área em questão, como também os perfis de outras equipes que serão interfaceadas nas demais áreas. Contudo, fácil é identificar que organizações sem qualquer preocupação em formar gestores sempre estarão perdidas em si mesmas.

Mas ao decidir por iniciá-lo, mostra-se inteiramente importante promover uma apresentação do estatus tradicional dos principais processos, aqueles atualmente em uso, apontando suas falhas e ineficiências em relação ao atualmente desejado pela organização. Na maioria dos casos, quando a equipe entende claramente sobre o quê se pretende melhorar, mais facilmente novas ideias e aptidões são colocadas a serviço, no âmbito operacional. Facilidades, assim, são bem-vindas, tanto à comunicação quanto na autocrítica.

Alguns passos para otimizar essa pronta aptidão da equipe devem ser abordados na primeira reunião de trabalho e disseminados ostensivamente na organização. Essa abordagem deve deixar claro o que significará para as áreas em que os processos fluirão, afirmando assim, caso evidente de uma nova política organizacional.

Uma política pode trazer novas ações pretendidas para o seu público-alvo; fluidez para novos projetos estruturais ou de serviços; decisões mais rápidas em seu nível de complexidade e de urgência; se se estabelecerá clara identificação de responsabilidade (quem faz); se se definirá um padrão funcional agregador para aquela área, setor ou mesmo para toda organização (como faz); priorizará ou implantará métricas de controles de desempenhos (como avaliar); e, principalmente, se os novos elementos de gestão, por seus processos, atribuirão uma forma mais objetiva para a própria organização e seus clientes, abordando informações competentes sobre a gestão aplicada (é o como informar).

Um processo, na sua forma mais simples e abstrata, é a transformação de inputs (representa um dado ou um conjunto de dados de entrada) em outputs (uma informação). Essa informação de saída pode ser perfeitamente completa para um determinado processo ou precisará ser analisada em comparação com informações de outros processos para se obter uma análise conclusiva sobre o desempenho, quer seja da área funcional quer seja da própria organização. Daí a importância em identificar os principais processos.

Contudo, a equipe só terá plena confiança em seus novos processos, da real otimização do  tempo e do nível de eficiência alcançados, após período de análise e validação das informações de saída. Para que se alcance essa certeza elimina-se redundâncias de dados, elimina-se retrabalhos que se acomodaram por hábitos dos processos antigos e avalia-se as parametrizações das ferramentas em uso, etc. A certeza sobre o resultado começa a partir do mapeamento de atividades da respectiva área funcional: isso envolve descrever tudo o que se faz para a execução daquele processo, passo a passo. E assim, sucessivamente, processo a processo.

 Por agora, atinemos sobre a existência de diferentes ferramentas administrativas que são utilizadas para diagnosticar uma organização, através do mapeamento por áreas, até que se conclua sobre quais alternativas e soluções serão aplicadas. Um gestor comprometido, experiente e com liberdade para fazê-lo e para treinar sua equipe, saberá coordenar todas as fases. O importante para se minimizar resistências é que todo o time entenda o início, meio e fim desse esforço desenvolvido em conjunto, sem duvidar do resultado desejado.